The thrill van New York op jouw congres, everyone wants to be a part of it!


The thrill van New York op jouw congres, everyone wants to be a part of it!

Hoe krijg je deze melting pot op je event, om daarmee de dynamiek en sfeer te verhogen?

Frank Sinatra zong het al in 1979, ‘New York, New York’. Dit zong hij niet voor niets, deze stad borrelt, bruist en fungeert voor velen als een gigantische bron van inspiratie. Zo ook bij mij, tijdens een bezoek aan deze stad. Het bracht mij op de vraag: wat nu als je de Newyorkse vibe meegeeft aan bezoekers van je congres? Een event waar het dak bol staat van inspiratie, en waar dynamiek, interactie en het opdoen van ideeën centraal staan. Dit is toch wat iedere organisatie wil meegeven aan haar bezoekers?

Helaas zie ik dat deze wens niet altijd goed uit de verf komt tijdens een evenement, terwijl je dit toch vrij gemakkelijk kunt realiseren. Hoe creëer zo’n vibe nou tijdens je event, welke elementen maken dit mogelijk? Om dit te ontleden, duik ik eens dieper in de dynamiek van de stad New York en vertaal het naar hoe jij dit kunt toepassen op jouw event.

Ten eerste kijk ik naar de bevolkingssamenstelling van New York, deze is divers. Er worden ongeveer 170 talen gesproken en het begrip melting pot is hier als eerste gebruikt, om de samenstelling van de migrantenwijken in de Lower East Side mee aan te duiden. Deze diversiteit aan culturen zorgt voor spannende kruisbestuivingen, maar hoe krijg je deze melting pot op je event om de dynamiek en sfeer te verhogen?

Melting pot New York – zorg voor een mix van bezoekers op jouw event
Kijk allereerst eens naar de bezoekers van je evenement. Mocht dit geen interne aangelegenheid zijn, dan is tip nummer één dat je op zoek gaat naar een divers publiek.

Neem je deelnemers onder de loep, kijk wie zich hebben aangemeld en hoe de onderlinge verhoudingen liggen, zoals leeftijd (junior, senior) of opleidingsniveau (MBO, HBO of universitair). Mits je jouw bezoekers aan het woord laat, zorgt een divers publiek voor een boeiende dynamiek tijdens de interactie met de sprekers en het panel.

Feedback uit de zaal komt dan bij een medisch congres bijvoorbeeld van de dokter of de anesthesist, maar ook van de assistent die iets over het onderwerp kan vertellen. Wanneer al die verschillende soorten professionals elkaar ontmoeten bij de congresborrel, heb je meer kans op kruisbestuivingen.

Nodig naast de usual suspects ook eens studenten of herintreders uit, ga op zoek naar belangenvereniging en geef 10 kaartjes weg aan mensen die de tickets op dat moment niet kunnen betalen. Het ligt bij jou als organisatie om te zorgen voor diversiteit van de deelnemers. Wil je een omgeving creëren waar ideeën en kruisbestuivingen groeien en bloeien, besteed hier dan extra aandacht aan.

Balans tussen X en Y-chromosoom
Gemiddeld genomen, lopen er op aarde bijna net zoveel mannen (50,4%) rond als vrouwen (49,6%). Wellicht hebben beide seksen een voorkeur voor bepaalde beroepen; dit mag je echter niet beletten om extra op zoek te gaan naar de dames die werkzaam zijn binnen het domein van je congres. Zorg dat je deze binnenhaalt, zodat de balans tussen de twee seksen zo optimaal mogelijk is. Dit doe je bijvoorbeeld door bij het samenstellen van je sprekers line-up, bewust te kiezen voor vrouwelijke experts en voor een vrouwelijke dagvoorzitter of BuzzMaster.

Programmering met een goede balans tussen tussen man/vrouw trekt ook meer dames naar je event, wat de meeste mannen op hun beurt weer leuk vinden. Binnen een professionele setting is er echt ruimte voor dynamiek tussen mannen en vrouwen; als deze juist is, geeft dit net wat meer spanning aan je congres. Op mijn eigen tech-event, zie ik bijvoorbeeld relatief veel vrouwen, en van flink wat mannelijke developers kreeg ik te horen dat ze dit zeer waarderen.

On Broadway – experiment en ‘het onverwachte’ op jouw podium
De Broadway shows zijn wereldberoemd. Meestal zijn die shows commerciële producties, sommige worden ook geproduceerd door niet-commerciële organisaties. Deze mix zorgt voor een programma waarbij beide takken van sport gebruik kunnen maken van elkaars reputatie. Bij de niet-commerciële tak is er ruimte voor experiment, de commerciële programmering betaalt veelal de rekeningen.

Afstappen van een standaardprogramma houdt je publiek wakker. Experimenteer hier eens mee en programmeer ‘het onverwachte’. Timmer niet alles dicht door 8 sprekers in 3 uur te stoppen, maar plan ruimte in voor experiment, interactie en plezier.

Vertel je publiek dat je aan een experiment begint. Mocht er dan iets fout gaan, dan is er meestal begrip. Ruimte voor avontuur wordt veelal gewaardeerd, wijk dus eens het af van het gewone, bekende liedje. Dit geldt natuurlijk ook als het gaat om boeken van een minder bekende spreker dan te kiezen voor de usual suspects.

Make money – Netwerken till you drop
De aantrekkingskracht van New York op professionals is groot en heeft de stad gemaakt tot een van de grootste financiële centra van de wereldeconomie. Zakendoen gaat hier net zo makkelijk in een uitgaansgelegenheid als tijdens een sociaal event.

Het is essentieel dat professionals tijdens het congres voldoende ruimte krijgen om te netwerken en er wellicht een deal aan over te houden. Veel input van sprekers is leuk, maar de tijd die het publiek krijgt om elkaar eens goed te besnuffelen en ideeën uit te wisselen, wordt zo nihil. Netwerken gebeurt vaak vanzelf in de pauze en bij de borrel, maar plan tijdens een lange congresdag ook eens een extra pauzemoment in.

Je kunt je publiek nog meer helpen met het verbinden, door hulp bij het netwerken te faciliteren, bijvoorbeeld door het inzetten van een netwerkcoach of een tool zoals Buzzmaster.

Alle tips nog eens op een rij:

  • Ga op zoek naar de juiste mix van bezoekers
  • Nodig diverse community’s, beroepsorganisaties en belangenverenigingen uit
  • Plan voldoende ruimte voor experiment in de programmering
  • Wissel af tussen bekende en onbekende sprekers
  • Programmeer minder sprekers in plaats van meer
  • Boek genoeg dames op het podium
  • Bied veel ruimte om te netwerken
  • Faciliteer het netwerken, bijvoorbeeld door het inzetten van een netwerkcoach

Dus start spreading the news, neem je congres nog eens onder de loep, make a brand new start of it, and find you’re king of the hill, a number one, top of the list. Veel zakelijke events worden drukbezocht door mannelijke bezoekers, creëer meer balans door een vrouwelijke sidekick in te zetten.

Op buzzmaster.nl vind je vrouwelijke experts. Boek bijvoorbeeld BuzzMaster Marike Schols of Elise Fikse. Neem een kijkje op van zijspreekt.nl en let even niet op het design. Neem een duik in het bestand van sprekersbureaus zoals speakersacademy.com, waar je wetenschapsjournalist Ionica Smeets of MFA Expert in storytelling Katinka (Tinkebell) Simonse kunt boeken. Kies eens voor Marijke Roskam of Tanja Fraai als dagvoorzitter. 

Kortom, aan de slag, ik wens je veel succes met je evenement en wellicht tot snel op het podium.

Jacqui